Secrétaire de direction

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    Description sommaire :
    Relevant du directeur général, le ou la titulaire du poste assure les tâches de secrétariat et les tâches administratives en soutien au directeur général et de l’équipe de direction. Il effectue le suivi des différents dossiers et assume la responsabilité au niveau administratif de certains dossiers. Il assure l’accueil à la réception.

    Poste permanent, 35 heures/semaine.

    Les principales tâches sont :
    1. Assure diverses tâches de secrétariat et de soutien administratif pour le directeur général et l’équipe de direction et les appuie dans leurs activités;
    2. En collaboration, et sous supervision du directeur général, assure le secrétariat et la logistique des divers comités et des réunions internes d’équipe plus précisément :
    • Planifie les réunions et assure la logistique du conseil d’administration, du comité de direction et des réunions d’équipe;
    • Participe aux réunions et rédige les procès-verbaux;
    3. Assure le soutien administratif du directeur général et de l’équipe de direction;
    • Prépare des comptes de dépenses;
    • Organise des déplacements et des voyages en collaboration avec les différents intervenants;
    • Prépare des bons de commandes;
    4. Produit de la correspondance pouvant être dictée, rédige des projets de lettres et documents, lorsque requis;
    5. Maintien la base de données des contacts et clients de l’organisme;
    6. Assure le service à la clientèle à l’accueil, dépouille le courrier et prépare les envois postaux;
    7. Organise l’accueil des nouveaux employés et stagiaires;
    8. Participe activement à des activités et projets d’ordre général pour NERGICA;
    9. Effectue d’autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat.

    Exigences
    Formation et expérience
    DEP en secrétariat avec 8 années d’expérience pertinente. Toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente sera considérée.
    Habiletés et connaissances :
    ➢ Excellente maîtrise de la langue française;
    ➢ Maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise (pour recevoir des appels, effectuer certaines transactions sur internet et rédiger des textes dans un contexte d’affaires);
    ➢ Le bilinguisme est un atout;
    ➢ Excellente maîtrise des logiciels Microsoft Office;
    ➢ La connaissance de la suite Google Apps est un atout;
    ➢ Organisation et gestion des priorités;
    ➢ Capacité à travailler sur plusieurs dossiers, en même temps;
    ➢ Excellent service à la clientèle;
    ➢ Habiletés de communication orale et écrite;
    ➢ Rigueur;
    ➢ Tact et diplomatie;
    ➢ Capacité à travailler en équipe;
    Ce que nous pouvons vous offrir :
    ➢ Des projets stimulants;
    ➢ Une équipe de travail dynamique;
    ➢ Un équilibre travail vie personnelle;
    ➢ Des valeurs axées sur le développement durable.

    Vous souhaitez vous joindre à notre équipe?
    Pour ce faire, faites-nous parvenir votre candidature au plus tard le 18 octobre 2018 à l’attention de Chanie St-Onge, consultante en ressources humaines, par courriel à chanie.stonge@catgim.ca.
    Pour informations : (514)999-2520
    Toute candidature sera traitée de façon confidentielle.