Adjointe Administrative – Maison d’Aide et d’Hébergement L’Aid’elle

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    Nature de la fonction

    Sous l’autorité de la directrice et conformément à la mission et aux valeurs de la Maison d’aide et d’hébergement L’Aid’Elle, elle exerce l’ensemble des tâches reliées au secrétariat/administration et à la gestion de la comptabilité.

    Qualification et formation

    L’adjointe administrative doit minimalement avoir complété un diplôme d’études professionnelles (DEP) en comptabilité/secrétariat ou comptabilité et gestion ou un DEC en administration.

    Expérience

    Une expérience de travail lié au secrétariat ou à la comptabilité est un atout. Un cumul d’expériences pertinentes peut être considéré.

    Connaissances

    Une connaissance du logiciel comptable Acomba est essentielle.

    Quart de travail

    Nombre d’heures par semaine : 35 heures

    Jour : Lundi au vendredi de 8h à 16h.

    Salaire

    Taux horaire : 20.04$ au premier échelon (selon la politique salariale en vigueur).

    Régime de retraite, régime d’assurances collectives et plusieurs avantages sociaux.

    Date limite pour postuler : 29 novembre 2021, 16h00.

    Faites parvenir votre CV à : direction@laidelle.org

    Tâches reliées au secrétariat/administration

    Accueil, réception et secrétariat

    • Répond aux appels et les transmet aux personnes concernées, accueille les visiteurs;
    • Consigne les messages et les transmet aux personnes concernées;
    • Traitement de texte avec l’aide des logiciels Word, Excel ou Power Point;
    • Production de correspondances ;
    • Production de documents divers pour l’équipe de travail et la direction;
    • Participe à toutes autres demandes de subventions à la demande de la direction;
    • Améliore et actualise les outils existants du secrétariat et administratifs lorsque requis.

    Gestion du courrier :

    • Réception régulière du courrier;
    • Tri, dépouille, distribution;
    • Traitement et suivi;
    • Envois postaux et de télécopies.

    Gestion des fournitures de bureau :

    • S’assure de commander les fournitures de bureau nécessaires;
    • Tient à jour l’inventaire du matériel informatique et de bureau.

    Administration                                            

    • Prise de notes aux réunions des membres du conseil d’administration sur demande;
    • Prise de notes à l’assemblée générale annuelle de l’organisme sur demande;
    • Prise de notes des rencontres d’équipe et rédaction du procès-verbal;
    • Classement;
    • Photocopies et télécopies;

    Tâches connexes :

    • Participe à tous comités, tables ou réunions à la demande de la direction;
    • Fait les appels nécessaires lors d’un bris; de plomberie, d’entretien, de téléphonie, d’électricité ou autres;
    • S’occupe des contrats de déneigement et de tonte de gazon;
    • Participe aux activités d’autofinancement organisées par l’organisme;
    • Travaille tout dossier connexe à la demande de la direction.

    Tâches reliées à la comptabilité

    Gestion des salaires et des avantages sociaux :

    • Traitement bimensuel de la paie;
    • Impression des relevés;
    • Effectue les cessations d’emploi et complète les documents lors de congés de maladie d’une employée;
    • Responsable des versements et de l’adhésion au régime d’assurances collectives;
    • Responsable des versements et de l’adhésion au fond de retraite;
    • Compile les heures supplémentaires, les vacances et les congés des personnes salariées;
    • Suivi des congés maladie et sociaux;
    • Suivi de la politique salariale;
    • Mise à jour annuelle de l’échelle salariale en fonction de l’indexation annuelle;
    • Suivi de l’ancienneté des employées.

    Gestion des fournisseurs :

    • Inscription des comptes fournisseurs dans le logiciel comptable;
    • Paiement des fournisseurs;
    • Sélection des fournisseurs (traitement des soumissions);
    • Sollicitation d’offres de services;
    • Suivi et supervision auprès des fournisseurs.

    Gestion des ressources financières :

    • Gestion régulière de la petite caisse. Elle vérifie les liquidités, les dépenses et les consignes;
    • Effectue le traitement de données comptables avec le système comptable Acomba;
    • Vérifie et fait les paiements des factures;
    • Produit et prépare les rapports gouvernementaux et fait leur paiement via Accès D;
    • Dépôts (chèques, argent) et leur inscription;
    • Supervision du processus de contrôle des transactions bancaires;
    • Assure la tenue de livre mensuelle;
    • Élaboration, supervision et suivi des prévisions budgétaires de L’Aid’Elle en collaboration avec la directrice;
    • Préparation des prévisions budgétaires cumulatives pour le conseil d’administration.

    Procédures de fin de mois :

    • Inscription des écritures comptables;
    • Conciliation bancaire;
    • Impression des rapports financiers;
    • Remises gouvernementales;
    • Produit les rapports d’analyse;
    • Produit les rapports mensuels et les collige dans le grand livre.

    Procédures de fin d’année financière :

    • Fermeture des salaires, impression des rapports, mise à jour du logiciel comptable, impression des Relevés 1, des feuillets T4 et des Sommaires;
    • Préparation des documents demandés par la firme comptable;
    • Collaboration lors de l’exercice d’audit.

    Classement et sauvegarde de tous les documents relatifs à la comptabilité.

    L’adjointe administrative travaillant au sein de la Maison d’aide et d’hébergement l’Aid’Elle, s’engage à respecter en tout temps le principe de confidentialité et tous les principes contenus dans les règles d’éthique et de déontologie que la corporation s’est donnée.